企业会务工作操作手册（2020年）大全.docx

1、 企业会务工作操作手册 2020 年 大全 一 会前工作一 会前工作 一 会议确立 一 会议确立 根据全集团工作部署或者工作需要 进而召开会议 会议主要包 括年度工作会 务虚会 职代会 各项董事会会议 股东大会 监 事会会议 党委会 经营班子会议 月度例会 经营分析会 总结会 工作布置会议以及其它会议 行外政府部门 监管部门调研会 座谈 会 通报会 政府 企事业单位 公司等业务洽谈会以及其它会议 二 会议内容及 二 会议内容及议题议题 根据会议性质确立会议后 会务负责人积极跟相关领导或外部单 位联络员确定会议内容及议题 就例会举例 一是根据近期工作情况 或年度 季度工作任务完成情况拟定会议主题

2、 明确会议目的 二是 向各子公司征集会议议题及需总行协调解决的事项 明确工作重点 着重解决工作难点 制定确保完成工作任务目标的工作措施及方案 三是草拟会议议程 并请示领导尽快确定会议时间 议程 主持人等 事项 三 会议准备 三 会议准备事项事项 确定会议的时间 地点 参会人员 议程 主持人等 督促相关 部门准备好会议材料 包括会议议程 领导讲话代拟稿以及会议相关 材料 做好会议后勤保障准备工作 一是通过 OA 系统或电话询问后勤 服务中心申请会议室相关事项 二是确保会议室音响设备 投影仪 远程视频系统 电子媒屏 会议横幅 等设备支持 三是根据参会人 员跟安保部联系 酌情预留好一楼停车位数量 四

3、是与后勤服务中心 联系并通知清洁人员提前对会场进行打扫 摆放桌子 椅子 矿泉水 等物品 五是与后勤服务中心对接大型会议专用电梯 参会人员用餐 座位指示牌等事宜 四 会议通知 四 会议通知 会议通知的基本内容 会议名称 会议时间 会议地点 会议主 持人 会议议程 参会人员以及是否需要参会人员准备发言材料等 会议确定后 会务负责人应根据会议重要程度以邮件 电话 短信等 方式进行会议通知 确保参会人员知晓各会议事项 会议通知方式包括邮件通知 电话通知 短信通知 OA 系统通 知 微信群通知 1 邮件通知 确保将会议通知发送至各参会各单位及其主要负责 人邮箱 并查看邮件送达状态及阅读记录 2 电话通知

4、 注意礼貌用语 不卑不亢 吐字清晰精准 同时记 录通知的时间 接电话人员姓名 3 短信通知 年度工作会等大型会议需通过短信平台进行会议通 知及参会注意事项的温馨提示 拟好短信内容走流程后发送 关于常 规会议 可根据实际情况 一般会前一天发送会议通知短信 会前 1 2 小时发送会议提醒短信 4 OA 系统通知 在 OA 系统上发布会议通知 并做好查阅记录 5 微信群通知 在 内部工作联络群 内发布会议通知 再次提 醒参会人员 确保通知到位 根据会议要求 原则上需回复参会人员名单 并及时提醒参会单 位落实参会人员名单 五 会务准备 五 会务准备 会务负责人应提前做好会场布置准备工作 确保会议顺利召

5、开 相关工作要求如下 1 1 会场布置 会场布置 水牌打印需要用粉色纸张 根据统一模板 宋体加粗 150 字号 附件 1 要求制作 水牌的摆放 领导人数为单数时 1 号领导在中间 2 号领导在 左 3 号领导在右 依次类推 领导人数为双数时 1 2 号领导在中 间 2 号领导依旧在 1 号领导左首 3 号领导在 1 号领导右首 依次 类推 1 号领导视情况而定 接待来访客人时 为突显尊重 通常把 客人作为 1 号领导 会议室整体座位布置 小型 中型 圆型 大型会议室及会客室 座位布置示意图 附件 2 会前半小时再次确认水牌摆放是否正确 会议室空调是否开启 视频语音设备是否正常使用 后勤保障人员

6、是否已经到位 录音笔是 否备好以及其它布置的检查工作 2 2 会议材料 会议材料 会议材料应包括 领导讲话稿和主持词 会议议程 附件 3 正式会议通知 附件 4 参会人员名单 附件 5 及相关汇报材料 及时督办相关单位做好会议材料准备 对于重要会议或大型会议 会 议材料原则上要在会议前一天收集完毕 并对会议材料进行逐个校对 报领导审定 需要印刷会议材料的 将材料 PDF 格式文件发送至印刷 店打印 3 3 会议请假 会议请假 请假包括口头请假与书面请假 一般性会议因事不能参加的 可 跟集团领导口头请假 经得同意后报备办公室会务负责人处 重要会 议及大型会议要有书面请假 按要求填写请假条 经领导签字 单位 盖章后 将纸质版或扫描件报备至办公室 二 会中工作二 会中工作 一 会议签到 一 会议签到 会前准备好数份签到表 附件 6 并督促好参会人员签到 同 时引导参会人员入座 会前 5 分钟仍未到会的人员 则进行电话提醒 确保参会人员到齐 二 材料摆放 二 材料摆放 根据参会人员数量 准备好会议材料 如领导会议材料与其他参 会人员有区别 请注意摆放位置的正确及摆放时间的先后 材料摆放 要整齐